Viele Vereine führen Veranstaltungen durch, um Werbung für sich zu machen und, um ihre Vereinskasse aufzufüllen. Voraussetzung ist eine gute Planung.
So planen Sie eine Veranstaltung in Ihrem Verein
Viele Vereine suchen immer wieder nach Möglichkeiten, wie sie Ihre Vereinskasse auffüllen können. Eine Möglichkeit ist, eine Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen. Zum einen fließt Geld in die Vereinskasse und zum anderen ist es eine gute Werbung für den Verein. Damit die Veranstaltung auch erfolgreich ist, sind einige Vorüberlegungen notwendig und eine akribische Planung Voraussetzung.
Bildung eines Organisationsteams
Wenn Sie ein Vereinsevent durchführen möchten, müssen Sie einige Vorüberlegungen anstellen und akribisch bei der Planung vorgehen. Als Erstes sollten Sie ein Organisationsteam bilden. Je nach Größe und Aufwand der Veranstaltung besteht das Organisationsteam aus drei oder mehr Personen.
Wichtig bei der Bildung eines Organisationsteams ist, dass die einzelnen Bereiche von kompetenten und qualifizierten Personen besetzt werden.
Nachfolgend sehen Sie, welche Bereiche besetzt werden müssen.
• Organisationsleitung als Koordinator aller Bereiche
• Bereich: Finanzen
• Bereich: Öffentlichkeitsarbeit
• Bereich: Programmplanung
• Bereich: Kundendienst
Organisationsleitung - sie koordiniert alle Bereiche
Der Organisationsleiter ist verantwortlich für die gesamte Koordination der einzelnen Bereiche. Außerdem ist die Organisationsleitung zuständig für die rechtlichen und organisatorischen Fragen, angefangen von den Gebühren für die GEMA bis hin zur Schankerlaubnis.
Bereich Finanzen – Etat aufstellen und auf die Einhaltung achten
Der Bereich Finanzen stellt ein Etat auf und ist für die Einhaltung verantwortlich. Des Weiteren ist der Bereich Finanzen für die gesamte steuerliche Abwicklung zuständig.
Bereich Öffentlichkeitsarbeit – Kontakt zu den Medien herstellen
Werbung und der Kontakt zu den Medien ist die Hauptaufgabe des Bereiches Öffentlichkeitsarbeit. Dieser Bereich ist zuständig für die Pressemitteilungen und kümmert sich um Anzeigenschaltungen sowie Werbung (Flyer, Plakate usw.).
Bereich Programmplanung – verantwortlich für das Programm und den Ablauf
Ein festgelegtes Programm und einen reibungslosen Ablauf verhindert, dass die Veranstaltung im Chaos versinkt und der Besucher den Überblick verliert. Dieser Bereich erstellt eine Übersicht über die einzelnen Programmpunkte und den zeitlichen Ablauf. Während der Veranstaltung ist der Bereich Programmplanung verantwortlich für den zügigen und reibungslosen Ablauf des gesamten Programms.
Bereich Kundendienst – Betreuung der Teilnehmer und Besucher
Die Kundenbetreuung kümmert sich um die Teilnehmer der Veranstaltung und ist Ansprechpartner für Besucher. Das bedeutet, der Kundendienst sorgt beispielsweise während eines sportlichen Wettkampfes für die Verpflegung der Sportler, weißt Ordner ein und so weiter.
Beginn der Planung - der Sieben-Punkte-Plan
Wenn Sie ihr Organisationsteam gebildet haben, beginnen Sie mit der eigentlichen Planung. Folgen Sie dabei einen Sieben-Punkte-Plan. Der Sieben-Punkte-Plan hilft Ihnen, sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Erster Punkt: Hat der Verein in der Vergangenheit bereits ein Event durchgeführt? Wenn ja, existieren noch Unterlagen darüber (Ablaufpläne, Abschlussbericht, Notizen, Kassenbericht, Teilnehmerliste etc.)?
Zweiter Punkt: Wer hat damals mitgeholfen? Wer könnte auch dieses Mal helfen? Wie viele Personen stehen als Helfer überhaupt zur Verfügung?
Dritter Punkt: Mit welchen Schwachstellen müssen Sie rechnen? Könnte eine andere Organisation das Problem lösen? Ist eine Kooperation mit einer anderen Organisation möglich und sinnvoll?
Vierter Punkt: Findet zur selben Zeit eine andere ähnliche Veranstaltung statt? Um das herauszufinden, stehen Ihnen verschiedene Medien zur Verfügung, wie zum Beispiel lokale Printmedien, Plakatwerbung, Bezirksämter etc.
Fünfter Punkt: Kann der Verein diese Veranstaltung mit den ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen überhaupt durchführen? Wenn nicht, müssen Sie unter Umständen fremde Hilfe in Anspruch nehmen beispielsweise Organisationen, die sich auf Werbung und Öffentlichkeitsarbeit spezialisiert haben. Sie können auch Vereine, die solch eine Veranstaltung bereits durchgeführt haben bitten, Ihnen zu helfen.
Sechster Punkt: Prüfen Sie während der Planungsphase immer wieder, ob die einzelnen Programmpunkte auch Ihrer Zielgruppe entsprechen.
Siebenter Punkt: Reichen die finanziellen Mittel überhaupt aus, um solch eine Veranstaltung durchzuführen? Gegebenenfalls müssen Sie zuvor eine Spendenaktion auf die Beine stellen.