Zeitmanagement hat in einem Verein einen ganz besonderen Stellenwert, da Vorstände ehrenamtlich arbeiten. Zeit ist also kostbar.
Zeitmanagement im Verein – so teilen sich Vorstände Ihre Zeit richtig ein
Führen Sie feste Zeiten ein, in der Sie telefonisch erreichbar sind
Ehrenamtlich agierende Vorstandsmitglieder haben wenig Zeit. Von daher sollten Sie sich einen Zeitplan erstellen, wann Sie Ihre Telefonate führen möchten und für die Mitglieder telefonisch erreichbar sind. Das könnte beispielsweise jeden Tag zwischen 18 und 19 Uhr sein.
Halten Sie Ordnung auf Ihren Schreibtisch
Vorstand eines Vereins zu sein, bedeutet auch viel Arbeit. Schnell sammeln sich Unterlagen und Dokumente an. Halten Sie deshalb Ordnung auf Ihren Schreibtisch. Legen Sie die Unterlagen, Formular etc. nach Themen zum Beispiel in einem Ordner ab.
Benutzen Sie eine Vorlagenmappe für Termine
Wenn Sie auf Termine achten müssen, legen Sie sich die Anträge, Dokumente etc. in eine Vorlagenmappe. Schauen Sie jeden Tag als Erstes in diese Mappe, damit Sie wissen, was heute oder morgen unbedingt erledigt werden muss.
Ein Terminkalender ist unverzichtbar
Als Vorstandsmitglied sollten Sie unbedingt einen Terminkalender bei sich haben. So können Sie sich zeitnah alle wichtigen Verabredungen eintragen und versäumen kein Meeting mehr.
Sagen Sie auch mal „Nein“
Wenn Ihre Vorstandskollegen oder auch Kollegen aus dem Beirat Sie um einen Gefallen bitten, dann nehmen Sie sich Bedenkzeit. Wägen Sie ab, ob Sie diese Aufgabe zeitlich überhaupt schaffen. Passt es nicht in Ihrem zeitlichen Rahmen, sagen Sie ganz einfach „Nein“.
Verbessern Sie den Informationsfluss im Verein
Vereine haben immer wieder mit verschiedenen Problemen zu kämpfen. Fehlen Ihnen wichtige Informationen zum Sachverhalt können Sie nicht agieren, sondern verschleudern Ihre kostbare Zeit mit ständigem Nachfragen. Verbessern Sie den Informationsfluss im Verein. Bitten Sie darum, bei auftretenden Problemen Ihnen zeitnah alle relevanten Informationen zukommen zu lassen.
Erledigen Sie unangenehme Aufgaben sofort
Schieben Sie nichts auf die lange Bank. Nehmen Sie unangenehme Aufgaben sofort in Angriff. Das spart Zeit und viel Nerven.