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Schwachstellenanalyse für die Prozessoptimierung: So geht’s

Ein sorgfältig geführtes Prozessmanagement beinhaltet immer eine Schwachstellenanalyse. So können Bildungsorganisationen die IST- mit der Soll-Situation ihrer Organisation abgleichen und die Prozesse im Nachgang optimieren. Bei der Schwachstellenanalyse stellen die Mitarbeiter die Defizite im betrachteten Prozess heraus und legen Lösungsansätze für die Schwachstellenbeseitigung fest. Aber wie finden sie die Defizite? Nach folgenden Kriterien können Bildungseinrichtungen ihre Prozesse auf Schwachstellen überprüfen.

Überprüfung auf …

1. Prozesse, die zu qualitativen, zeitlichen oder finanziellen Beeinträchtigungen führen.
2. Prozesse, die fachlich unzureichend bearbeitet werden oder/ und die dadurch die Kundenorientierung vernachlässigen.
3. Prozesse, die keine oder überflüssige Schritte aufweisen.
4. Prozesse, die Tätigkeiten beinhalten, die in verschiedenen Prozessen mehrfach oder überlappend durchgeführt werden.
5. Prozesse, die Tätigkeiten beinhalten, die zu Problemen führen werden.

Hilfe bei der Schwachstellenanalyse können Checklisten bieten, um keine Überprüfungskriterien zu vernachlässigen. Zusätzlich sollte die Suche nach Defiziten ein regelmäßiger Tagesordnungspunkt in Besprechungen sein. Nur so können die Prozesse stetig überprüft und anschließend kontinuierlich verbessert werden. Das auf diesem Weg neu definierte Prozessmodell der Bildungsorganisation bildet die Basis für die Erstellung des Qualitätsmanagementhandbuchs. Das Handbuch ist wiederum Grundlage für die Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsorganisation, die einen anerkannten Nachweis für die Qualitätsfähigkeit der Einrichtung erbringt. Die CERTQUA – Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der beruflichen Bildung (www.certqua.de) ist als spezialisierte Zertifizierungsorganisation schwerpunktmäßig im Bereich der beruflichen Bildung aufgestellt.